Die Arbeitszeiterfassung dient der Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeit. In der Regel berechnet jeder Mitarbeiter einer Firma täglich eigenverantwortlich die Differenz zwischen Soll- und Istarbeitszeit und führt darüber Aufschreibungen.

Die tägliche Arbeitszeitdifferenz wird ermittelt, indem die tatsächlich geleistete bzw. anzurechnende Arbeitszeit - Istarbeitszeit - der Sollarbeitszeit gegenübergestellt wird. Aus den sich daraus jeweils ergebenden Differenzen wird der Saldo gebildet.

Die Calcdatei „Paze_Versionx.odt“ erleichtert das Ermitteln der täglichen Arbeitszeitdifferenz und das Bilden des Saldo‘s.

Nach dem Start der Arbeitaszeiterfassung kommt folgender Sicherheitshinweis: 

 
Dieser Hinweis muss mit "Makros aktivieren" bestätigt werden, da die PaZe sonst nicht richtig funktioniert. 

Nachdem der Inhalt nun vollständig geladen ist, befinden Sie sich im Registerblatt "Allgemeines". Hier können Sie alle notwendigen persönlichen Einstellungen treffen und die Arbeitszeiterfassung auf Ihre Wünsche anpassen. Dies betrifft Jahresarbeitszeit, Pausenregelungen, Urlaub, etc.

Für eventuelle Fehler ist es wichtig, welche Version Sie benutzen. Dies ist zum einen am Titel ersichtlich, hier "v2008.4" und der entsprechenden Vorlagen Version, hier "Vorlagen Version 7". 

Zu Beginn stellen Sie als erstes das Jahr ein. 

Danach werfen Sie am Besten einen Blick auf die Wochenarbeitszeit und die Tagewoche. Dort gibt es auch Kommentare, die Ihnen weiterhelfen. Geben Sie nun noch Ihre Urlaubstage und eventuellen Resturlaub aus dem Vorjahr ein. 

Neu kommt nun der Arbeitszeitrahmen und die Teilzeit-/Schichtarbeit. Diese gibt es noch nicht in der aktuellen Version 6.5

Sollten Sie nur 10 Stunden arbeiten dürfen, so können Sie den Haken bei der "10 Stunden-Begrenzung". Damit wird in den einzelnen Monatsblättern alles über 10 Stunden abgeschnitten und nur noch mit 10 Stunden weitergerechnet. Die Werte für "Arbeitsbeginn" und "Arbeitsende" werden dann fet dargestellt.

Die "Tagewoche" errechnet sich aus der Anzahl der als frei markierten Wochentage:

Hier stellen Sie Ihre freien Wochentage ein. Anhand der Wochenarbeitszeit und der Arbeitstage pro Woche wird dann die tägliche Arbeitszeit errechnet. 

Der nächste Einstellungspunkt betrifft die Pausenregelung, die ja überall verschieden ist.

 "Kein Pausenabzug" erklärt sich von selbst, "dynamischer Pausenabzug" zieht bis zu 6 Stunden keine Pause ab. Ab 6,30 Stunden werden 30 Minuten Pause berechnet und ab 9,30 werden 45 Minuten als Pause abgezogen.

Bei "Fester Pausenabzug" können Sie die Minuten selbst einstellen.

Neu ab Version 7:

Der Button "Pause" bringt Sie in ein weiteres Menü, bei dem Sie einstellen können, wo die jeweiligen Grenzen liegen:

Nachdem Sie das entsprechend eingetragen haben und auf "OK" geklickt haben, werden von da ab die eingestellten Zeiten berücksichtigt.

Einen leztzen Blick werfen Sie auf die Feiertage, die sich in feststehende und veränderliche Feiertage aufteilen:

Hier haken Sie die für Ihr Bundesland geltenden Feiertage entsprechend an, damit diese auf den jeweiligen Monatsblättern farblich unterlegt werden.

Feinschliff gibt das letzte Feld im Bereich "Allgemeines":

Wenn Sie hier Ihre Daten eingeben, werden diese beim Ausdruck der einzelnen Monatsblätter jeweils mit ausgegeben.

Neu ab Version 7:

Teilzeit-/Schichtarbeit.

Hier können Sie dann entsprechende Eintragungen machen und Ihren Wochenplan erstellen.

Nachdem der Bereich Allgemeines mit Ihren Daten gefüllt ist, finden Sie unterhalb nun die 12 Monatsblätter, sowie Statistik und Auswertung. 

Ein Monatsblatt sieht so aus (Beispiel Januar 2008): 

Feiertage und Wochenenden/freie Tage sind farblich unterlegt. In die Spalte 3 wird die Anfangszeit und in die Spalte 4 die Endzeit der Tätigkeit eingetragen. Spalte 7 bietet die Möglichkeit Extrazeiten, wie beispielsweise bereitschaften einzutragen. Die Spalte 10 errechnet die Differenz automatisch. In Spalte 12 können Stichworte eingetragen werden, die vorher im Statistikblatt definiert wurden. Diese werden dann auch in der Statistik entsprechend angezeigt. Spalte 13 ist neu in Version 7 und bietet die Möglichkeit, einen weiteren Kommentar zu hinterlassen. 

In der Statistik laufen alle Eintragungen zusammen:  

Ein weiterer Punkt der in der Version 7 neu ist, ist die Möglichkeit, den mehrarbeitszeitausgleich an/ab-zuhaken, der ja für die Berechnung der Ist-Arbeitstage notwendig ist. Gerade bei der Steuererklärung brauchen Sie ja die Tage, an denen Sie auf Arbeit waren und da muss der Haken dort raus. 

Den Abschluss stellt das Arbeitsblatt "Auswertung" dar:

Hier werden nach Monaten aufgeschlüsselt alle Zeiten dargestellt und Ihnen wird dadurch ein sehr guter Überblick über die gesamten Zeiten gegeben.